Регламент виконавчого комітету
Регламент
виконавчого комітету та виконавчих органів
Миролюбненської сільської ради
(затверджено рішенням виконавчого комітету від 25.02.2021 року №1/2021-р)
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Порядок діяльності виконавчих органів Миролюбненської сільської ради та посадових осіб визначається Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, рішеннями сільської ради та даним Регламентом.
1.2. Регламент виконавчого комітету та виконавчих органів ради (надалі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету ради (надалі – виконком) та виконавчих органів ради.
1.3. Регламент виконавчих органів Миролюбненської сільської ради затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до Регламенту. Регламент, зміни і доповнення до нього попередньо розглядаються на засіданні виконавчого комітету.
У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту. У разі наявності розбіжностей норм Регламенту з нормами чинного законодавства України, діють норми чинного законодавства України.
1.4. Дотримання Регламенту є обов’язковим для членів виконавчого комітету, працівників усіх виконавчих органів ради.
1.5. Виконавчий комітет ради (далі виконавчий комітет) є виконавчим органом ради, який утворюється нею на строк її повноважень. Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
1.6. Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.
1.7. Діловодство у виконкомі та виконавчих органах сільської ради ведеться державною мовою.
1.8. На будівлях, де розміщено виконавчий комітет та інші виконавчі органи ради, піднімається Державний Прапор України.
1.9. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, проведення яких здійснюється відповідно до плану роботи виконавчого комітету, що затверджується рішенням виконавчого комітету. Засідання виконавчого комітету проводяться один раз на місяць (у другий або четвертий четвер поточного місяця). За необхідності скликаються позачергові засідання виконавчого комітету.
1.10. Відкритість засідань виконкому та виконавчих органів ради забезпечується шляхом розміщення інформації про час і місце засідань усіх виконавчих органів, у тому числі шляхом оприлюднення графіків засідань у спосіб, визначений виконкомом.
1.11. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету. Проведення закритого засідання виконкому (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
1.12. Відкритість засідань виконавчого комітету забезпечується шляхом проведення у залі засідань вільної фото- і відеозйомки, звукозапису присутніми. Також за рішенням виконавчого комітету може здійснюватися транслювання засідань через гучномовці за межі будинку ради, по радіо, телебаченню, у мережі Інтернет.
1.13. Проєкти рішень виконавчих органів сільської ради підлягають оприлюдненню у порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації».
1.14. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу. Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь у його засіданнях. У разі, якщо з поважних причин член виконавчого комітету немає можливості взяти участь у засіданні, він про це заздалегідь повідомляє сільського голову або керуючого справами виконавчого комітету. У разі відсутності члена виконкому без поважних причин більш ніж половини засідань виконкому протягом року, сільський голова вносить пропозиції на розгляд ради про внесення змін до персонального складу виконавчого комітету.
1.15. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету, завчасне ознайомлення їх з проєктами рішень здійснює загальний відділ.
1.16. Засідання виконавчого комітету здійснюється відповідно до порядку денного, який формує загальний відділ за підписом керуючого справами виконавчого комітету. Не пізніше як за 2 робочі дні до засідання, порядок денний та проєкти рішень надаються членам виконавчого комітету.
1.17. Відкриває і веде засідання виконавчого комітету сільський голова, а у разі його відсутності з поважних причин, – посадова особа, яка здійснює його повноваження.
1.18. На засіданні виконавчого комітету загальним відділом ведеться протокол.
1.19. Діяльність виконавчого комітету забезпечує апарат виконавчого комітету.
2. СКЛАД, ПОВНОВАЖЕННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ТА ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ РАДИ
2.1. Кількісний склад виконавчого комітету визначається радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією сільського голови.
2.2. Виконавчий комітет очолює Миролюбненський сільський голова.
2.3. До виконавчого комітету за посадою входять сільський голова, заступник (заступники) сільського голови з питань діяльності виконавчих органів сільської ради, керуючий справами виконавчого комітету, секретар сільської ради, старости.
2.4. В разі відсутності сільського голови чи неможливості здійснення ним функцій, повноваження сільського голови щодо забезпечення роботи виконкому виконує заступник сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
2.5. Заступник сільського голови з питань діяльності виконавчих органів сільської ради, керуючий справами виконавчого комітету здійснюють свої повноваження протягом строку повноважень виконавчого комітету, до складу якого їх включено. Після закінчення строку повноважень виконавчого комітету вони звільняються з посад, крім випадку обрання їх на вказані посади.
2.6. Члени виконавчого комітету мають право:
– не пізніше як за два робочі дні до засідання виконавчого комітету знайомитися з проєктами рішень, які розглядатимуться на його засіданні;
– у процесі обговорення питань на засіданні виконавчого комітету вносити пропозиції щодо порядку денного, отримувати від доповідачів роз’яснення, вносити зміни й доповнення до проєктів рішень виконавчого комітету.
2.7. Члени виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах ради на постійній основі, на час засідання виконавчого комітету, а також для виконання повноважень в інших випадках, звільняються від виконання виробничих або службових обов’язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи та інших витрат, пов’язаних з виконанням обов’язків члена виконавчого комітету, за рахунок коштів бюджету.
2.8. Виконавчий комітет ради може розглядати та вирішувати питання, віднесені Законом до відання виконавчих органів ради.
2.9. Виконавчий комітет ради:
– попередньо розглядає проєкти місцевих програм соціально-економічного та культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд ради;
– координує діяльність виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Миролюбненської сільської ради, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
– має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів ради, а також їхніх посадових осіб.
3. РОЗПОДІЛ ОБОВ’ЯЗКІВ МІЖ СІЛЬСЬКИМ ГОЛОВОЮ, СЕКРЕТАРЕМ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ, ЗАСТУПНИКОМ СІЛЬСЬКОГО ГОЛОВИ З ПИТАНЬ ДІЯЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ ТА КЕРУЮЧИМ СПРАВАМИ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ
3.1. Розгляд питань, що належать до компетенції апарату та виконавчих органів сільської ради, проводиться сільським головою, його заступником, секретарем ради, керуючим справами виконавчого комітету, структурними підрозділами.
3.2. Механізм реалізації повноважень заступника сільського голови, керуючого справами виконавчого комітету сільської ради, секретаря ради визначається розподілом обов'язків між ними.
3.3. Розподіл обов'язків між заступником сільського голови, керуючим справами виконавчого комітету сільської ради, секретарем ради здійснюється сільським головою та оформляється відповідним розпорядженням. При цьому повинні бути визначені:
– повноваження і функції посадової особи;
– структурні підрозділи ради, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою;
– підприємства, установи та організації щодо яких посадова особа забезпечує реалізацію відповідно до законодавства державної політики;
– порядок заміщення сільського голови, його заступників у разі їх відсутності.
3.4. Виконавчі органи ради підзвітні та підконтрольні раді, підпорядковані виконавчому комітету та сільському голові. Керівники виконавчих органів ради призначаються на посаду та звільняються з посади сільським головою одноособово.
3.5. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням ради.
4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ТА ЗВІТУВАННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ТА ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ РАДИ
4.1. Планування роботи виконавчого комітету та виконавчих органів ради є одним із основних засобів виконання бюджету та програми економічного та соціального розвитку громади, інших цільових програм.
4.2. Діяльність виконкому організовується відповідно до річного та квартальних планів.
4.3. Плани роботи виконкому розробляються на основі рішень ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень сільського голови та його заступників, пропозицій керівників виконавчих органів ради, депутатів ради, петицій громадян.
4.4. Плани роботи виконавчого комітету сільської ради повинні включати:
– питання про розгляд проєктів програм економічного та соціального розвитку громади, бюджету громади та підсумки їх виконання;
– актуальні питання, пов’язані з реалізацією заходів соціально-економічного та культурного розвитку, розв’язання проблем господарської та соціальної сфери, поліпшення виконавчих органів ради;
– питання про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності громади;
– питання здійснення власних та делегованих повноважень виконавчої влади відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
– питання діяльності структурних підрозділів ради з виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету та розпоряджень сільського голови.
Заплановані питання щодо роботи структурних ради, як правило, повинні передбачати проведення комплексної або цільової перевірки стану справ.
4.5. Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету ради керівники виконавчих органів ради не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають в загальний відділ пропозиції відповідно до встановленої форми (додаток 1).
4.6. Узагальнення пропозицій, формування планів роботи виконкому та узагальнення інформації про їх виконання здійснює загальний відділ.
4.7. Загальний відділ готує проєкт рішення виконкому про план роботи на відповідний період.
4.8. Проєкти планів роботи заздалегідь розглядаються головою громади, його заступниками та доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.
4.9. План роботи виконавчого комітету на рік та на квартал затверджується рішенням виконавчого комітету.
4.10. Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ направляє сільському голові, його заступникам, виконавчим органам ради, депутатам, членам виконкому. План виконавчого комітету оприлюднюється на сайті ради (за наявності).
4.11. У випадках, якщо заходи, передбачені планами роботи виконкому, із будь-яких причин не можуть бути виконані у встановлений термін, або намічене питання не може бути своєчасно внесене на розгляд виконавчого комітету, заступники голови громади інформують про це виконавчий комітет ради.
4.12. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками голови громади (відповідно до розподілу обов'язків). Виконавчі органи ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають в загальний відділ інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал.
4.13. Голова громади, періодично, але не рідше одного разу на рік, зобов'язаний звітувати про роботу виконкому та виконавчих органів перед виборцями. Проведення звітів визначається з 01 по 15 лютого наступного за звітним року. Звіт про діяльність на останній рік повноважень ради проводиться з 24 по 29 число місяця, що слідує за місцем припинення повноважень Ради.
4.14. На письмову вимогу не менш як половини депутатів від загального складу ради голова громади звітує на найближчому пленарному засіданні ради про роботу виконкому та виконавчих органів за період, про який просять депутати.
5. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ РІШЕНЬ ВИКОНКОМУ
5.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:
– нормотворчу ініціативу;
– розробку проєкту рішення.
Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають сільський голова, заступник сільського голови, керуючий справами виконавчого комітету сільської ради, члени виконкому, керівники виконавчих органів сільської ради, депутати рад усіх рівнів.
5.2. Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів ради, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати сільської ради, голови постійних комісій сільської ради та представники громадських організацій.
5.3. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу на якого, відповідно до резолюції сільського голови, заступника сільського голови, керуючого справами виконкому, покладено організацію підготовки проєкту рішення.
5.4. Документи з питання, що вноситься на обговорення засідання виконкому, включають:
– проєкт рішення та паспорт рішення (зразок якого встановлений Інструкцією з діловодства у Миролюбненській сільській раді), в якому проставляються візи погодження керівників заінтересованих організацій і відповідних виконавчих органів ради, перелік виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття;
– додатки до проєкту рішення (якщо вони є);
– пояснювальну записку (додаток 2), що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки, у разі потреби, можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо). Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох аркушів. Пояснювальна записка підписується головним розробником. Пояснювальна записка не подається до проєктів рішень з питань внесення змін до складу комісії, робочої групи або з інших організаційних питань;
– відомості про те, хто буде доповідати з даного питання (при наявності співдоповіді зазначається прізвище співдоповідача);
– список осіб, які запрошуються на засідання виконкому;
– список осіб, яким запропоновано виступити по суті питання.
5.5. Проєкт рішення виконкому повинен містити:
– обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
– посилання на норми чинного законодавства;
– джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
– план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
– якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких введені депутати сільської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою». Вирішення питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких введені посадові особи органів місцевого самоврядування та підприємств, установ, організацій, які не підпорядковані виконкому, то кандидатури обов’язково погоджуються з їх керівником;
– кінцевий строк виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
– інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа.
5.6. Текст проєкту рішення складається з двох частин: констатуючої (мотивувальної) і вирішальної. У першій частині висловлюються обґрунтування або підстави прийняття рішення, в другій-доручення, завдання, пропозиції, висновки.
5.7. Проєкти рішень виконавчого комітету сільської ради повинні бути короткими і не перевищувати в об'ємі 2-3 сторінки.
5.8. Якщо проєкт рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.
5.9. Виконавчі органи сільської ради, що подають проєкти рішень, зобов’язані погоджувати їх з усіма зацікавленими посадовими особами в наступному порядку:
– працівником, який підготував документ;
– керівником структурного підрозділу, у якому його створено або особою, що виконує його обов’язки;
– завідувачем загального відділу або особою, що виконує його обов’язки;
– головним спеціалістом-юрисконсультом;
– уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції;
– керівниками структурних підрозділів, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань;
– за необхідністю – начальником відділу фінансів, начальником відділу бухгалтерського обліку, звітності та фінансово-господарського забезпечення, іншими посадовими особами, яких стосується документ;
– керуючим справами виконкому;
– заступником сільської голови з питань діяльності виконавчих органів ради;
– секретарем сільської ради, якщо проєкт рішення виконавчого комітету виносяться на розгляд сесії сільської ради.
Якщо в процесі погодження до проєкту документа внесено істотні зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному погодженню (візуванню).
5.10. Строк перебування проєкту рішення виконкому на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х днів.
5.11. У випадку, якщо у посадової особи, яка візує проєкт рішення, є зауваження до нього, то проєкт рішення подається на розгляд засідання виконкому без візи із зауваженнями, викладеними у письмовій формі.
5.12. Підготовлені проєкти рішень, попередньо погоджені належним чином, подаються особами, відповідальними за підготовку питання, на паперових носіях та у електронному вигляді до загального відділу виконкому не пізніше ніж за 5 днів до засідання виконкому.
5.13. Загальний відділ виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів планових питань, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. Документи на засідання виконкому, які підготовлені без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог діловодства, з помилками стилістичного і граматичного характеру, керуючим справами не приймаються до розгляду.
У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає сільському голові.
5.14. Рішення виконавчого комітету сільської ради набирають чинності з моменту їх офіційного оприлюднення, якщо самими рішеннями не встановлено більш пізній строк набрання чинності.
6. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ТА ПРИЙНЯТТЯ РОЗПОРЯДЖЕНЬ СІЛЬСЬКОГО ГОЛОВИ
6.1. Сільський голова видає розпорядження у межах своїх повноважень.
6.2. За змістом управлінської дії розпорядження сільського голови поділяються на розпорядження:
– з основної діяльності;
– з кадрових питань (особового складу) щодо прийняття на роботу, переведення на іншу посаду; сумісництва, звільнення; атестації, заохочення (нагородження, преміювання), оплати праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
– з кадрових питань (особового складу) щодо надання відпусток по догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати;
– з кадрових питань(особового складу) щодо відрядження та накладення стягнень;
– з адміністративно-господарських питань.
6.3. Проєкти розпоряджень сільського голови готуються виконавчими органами ради відповідно до резолюції голови, заступника голови, керуючого справами виконкому, за власною ініціативою з питань, що належать до їх відання. Підготовка розпоряджень з кадрових питань (особового складу) проводиться у встановленому цим Регламентом порядку.
6.4. Проєкти розпоряджень сільського голови з основної діяльності, що становлять суспільний інтерес, підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
6.5. Разом з проєктом розпорядження сільського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань до загального відділу виконкому подаються такі документи:
– паспорт розпорядження (зразок якого встановлений Інструкцією з діловодства), в якому проставляються візи погодження керівників зацікавлених організацій і відповідних виконавчих органів ради, перелік виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати розпорядження після його підписання;
– додатки до проєкту розпорядження (якщо вони є);
– пояснювальну записку (додаток 2), що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації розпорядження.
Пояснювальна записка не подається до проєктів розпоряджень з кадрових питань (особового складу), питань внесення змін до складу комісії, робочої групи або з інших організаційних питань.
6.6. Виконавчі органи ради, що подають проєкти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх з усіма зацікавленими посадовими особами в наступному порядку:
– працівником, який підготував документ;
– керівником структурного підрозділу, у якому його створено або особою, що виконує його обов’язки;
– завідувачем загального відділу або особою, що виконує його обов’язки;
– головним спеціалістом-юрисконсультом або особою, що виконує його обов’язки. Головний спеціаліст-юрисконсульт:
– перевіряє проєкт рішення на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;
– оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;
– перевіряє проєкт рішення на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із заінтересованими органами;
– уповноваженою особою;
– керівниками структурних підрозділів, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань;
– за необхідністю – начальником відділу фінансів, начальником відділу бухгалтерського обліку, звітності та фінансово-господарського забезпечення , іншими посадовими особами, яких стосується документ;
– керуючим справами виконкому;
– заступником сільської голови з питань діяльності виконавчих органів ради;
Візи про погодження проєктів розпоряджень з основної діяльності та адміністративно-господарських питань проставляються в їх паспортах, розпоряджень з кадрових питань – на зворотній стороні останнього аркуша.
Якщо в процесі погодження до проєкту документа внесено істотні зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному погодженню (візуванню).
6.7. Текст проєкту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. В першій частині висловлюється обґрунтовування або підстави прийняття розпорядження, в другій-доручення, завдання, пропозиції, висновки. Деякі проєкти розпоряджень можуть мати тільки розпорядчу частину.
6.8. У проєктах розпоряджень сільського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування сільського голови про хід виконання його розпорядження.
6.9. Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.
6.10. Якщо в проєкті розпорядження сільського голови вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати сільської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою», прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю. Вирішення питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких введені посадові особи органів місцевого самоврядування та підприємств, установ, організацій, які не підпорядковані сільському голові, то кандидатури обов’язково погоджуються з їх керівником.
6.11. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, строки виконання і відповідальних за контроль. У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох відділів, визначається один із виконавчих органів сільської ради для координації та узагальнення проведеної роботи.
6.12. Після процедури погодження і візування проєкт розпорядження з його паспортом та пояснювальною запискою до нього подається до загального відділу в паперовому та електронному вигляді. Загальним відділом забезпечується редагування, друк та передача розпоряджень на підпис сільському голові.
6.13. Розпорядження оформлюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Миролюбненській сільській раді.
6.14. Розпорядження підписуються сільським головою, а в час його відсутності- заступником сільського голови, секретарем сільської ради за розпорядженням сільського голови. Додатки підписуються керуючим справами виконавчого комітету або особою, яка виконує його обов’язки.
На додатку в правому верхньому куті зазначається до якого документу цей додаток відноситься та яким розпорядженням цей документ затверджено. Якщо додаток до розпорядження має власні додатки, то у кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.
6.15. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проєкту розпорядження загальний відділ інформує виконавців про причини та повертає проєкт на доопрацювання.
6.16. Розпорядження з питань основної діяльності, з кадрових питань (особового складу), з адміністративно-господарських питань реєструються окремо.
6.17. Підписані розпорядження реєструються загальним відділом виконкому. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.
6.18. Друк розпорядження сільського голови здійснюється на бланку встановленого зразка. Копіювання бланку розпорядження не допускається.
6.19. Загальний відділ виконкому розмножує підписані розпорядження і протягом 3 днів після підписання сільським головою надсилає їх повністю або витяги з них виконавцям.
6.20. Розпорядження сільського голови набирають чинності з моменту їх видання, якщо самими розпорядженнями не встановлено більш пізній строк набрання чинності.
6.21. Оригінали розпоряджень сільського голови засвідчуються гербовою печаткою, підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі.
7. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНКОМУ
7.1. Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:
– питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконавчих органів сільської ради, здійснення делегованих повноважень;
– питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям органами державної влади, сільською радою, правоохоронними органами, які вимагають прийняття рішень виконавчим комітетом;
– проєкти програм економічного та соціального розвитку, цільових програм з інших питань;
– питання щодо координування діяльності виконавчих органів сільської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, заслуховування звітів про роботу їх керівників;
– питання про внесення змін або скасовування актів підпорядкованих йому виконавчих органів сільської ради, а також їх посадових осіб;
– питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;
– інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.
7.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, проєкт порядку денного засідання виконкому формується загальним відділом на підставі наданих матеріалів за 5 робочих днів до дня засідання і усно погоджується керуючим справами з сільським головою. До порядку денного чергового засідання виконкому вносяться лише ті питання, матеріали яких надходять до загального відділу у встановлені строки або з дозволу керуючого справами виконкому.
Загальний відділ не пізніше, ніж за день до засідання виконкому, інформує його членів про порядок денний, дату та час засідання.
7.3. Основні заплановані питання – це питання, які стосуються однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності громади, значної кількості її членів, вимагають для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.
7.4. Персональну відповідальність за якість підготовки основних питань та інших на засідання виконкому несуть заступники сільського голови відповідно до розподілу обов’язків.
7.5. В разі необхідності вивчення громадської думки мешканців міста, при підготовці основного запланованого питання для розгляду на засіданнях виконкому, проводяться громадські слухання.
7.6. Питання не внесені до порядку денного засідання виконкому вносяться тільки за рішенням членів виконкому, рішення про включення питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом голосування.
7.7. Якщо питання, що вносяться до порядку денного, підготовлені невчасно, то на посадову особу, яка відповідальна за його підготовку, можуть накладатись стягнення.
7.8. Проєкти рішень, які вносяться відділом фінансів і вимагають оперативного вирішення, з дозволу сільського голови, можуть бути внесені на розгляд в день його засідання.
7.9. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає сільському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.
7.10. Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.
7.11. Обговорення питань порядку денного починається з доповіді автора проєкту рішення, співдоповідей. Проголошення доповіді з питання порядку денного є обов’язковим.
Запрошена на засідання виконкому особа може взяти слово для виступу. При цьому зміст виступу такої особи та його позиція при голосуванні заносяться до протоколу засідання виконкому.
Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до записів) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання. Запрошені особи не можуть ставити питання доповідачам до моменту закінчення питань у членів виконкому. Запис на виступ і для запитань проводиться шляхом підняття рук.
7.12. В обов’язковому порядку, без ухвалення процедурного рішення виконавчого комітету, слово для виступу в обговоренні надається за їх проханням:
– представнику ініціативної групи, якою внесено на розгляд виконкому проєкт рішення в порядку місцевої ініціативи;
– особі, уповноваженій для виступу громадськими слуханнями під час розгляду виконкомом пропозицій громадських слухань.
7.13. Будь-яка особа, присутня на засіданні має право на репліку у випадку згадування її імені чи посади. Право на репліку надається особі за її проханням одразу після виступу, у якому було згадано особу чи пізніше, але до початку голосування за проєкт рішення.
7.14. На засіданні виконкому встановлюється наступна тривалість виступів:
– для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;
– для співдоповіді з питань порядку денного – до 3 хвилин;
– для оголошення запитань – до 1 хвилини;
– для відповіді на запитання – до 2 хвилин;
– для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.
7.15. Особи, присутні на засіданнях виконкому, повинні утримуватися від публічних проявів емоцій та/або не перешкоджати законній діяльності депутатів та посадових осіб Миролюбненської сільської ради, інших присутніх на засіданні осіб. Не допускається проголошення закликів, направлених проти територіальної цілісності та недоторканості України, спрямованих на насильницьку зміну чи повалення конституційного ладу України або на захоплення державної влади, виступів та/або реплік, які принижують честь та гідність людини, завдають шкоду діловій репутації юридичних осіб, розпалюють етнічну, релігійну чи іншу ворожнечу.
Під час проведення засідань не допускаються порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За необхідності виконком може ухвалити у процедурному порядку рішення про видалення з місця проведення засідання особи, чия поведінка порушує Регламент чи громадський порядок.
7.16. За процедурним рішенням членів виконкому обговорення може бути проведено за скороченою процедурою, в межах якої головуючий оголошує назву проєкту рішення, а доповідач виступає із короткою доповіддю, у який засвідчує важливість рішення, його відповідність законодавству та потребу для громади. Після цього головуючий ставить питання на голосування. У випадку проведення обговорення за скороченою процедурою не може бути обмежено права присутніх осіб на виступ, якщо вони наполягають на цьому. Головуючому заборонено ставити питання на голосування, якщо усі бажаючі, у встановленому цим Регламентом порядку не використали права на виступ.
7.17. Об’єднання кількох подібних питань порядку денного в одне голосування (пакетне голосування) може бути використано як виняток із метою розгляду очевидних і безспірних питань. Але при цьому повинно бути обов’язково дотримано вимогу про коротку доповідь автора (авторів) проєкту рішення (рішень). Пакетне голосування є неприпустимим, якщо проти цього заперечує хоча б один з присутніх членів виконкому.
7.18. Після завершення обговорення головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення. Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:
– в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;
– після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;
– проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.
– якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу в цілому.
7.19. За процедурним рішенням виконкому ініціатору змін і доповнень може бути відмовлено у поставленні на голосування запропонованого доповнення (змін, поправки), якщо воно сформульоване нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті попередньо відхилений виконкомом текст.
7.20. За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету, автора проєкту рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування з відповідним обґрунтуванням.
У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.
Під час проведення голосування та після нього виступи, коментарі та інші вигуки заборонені.
7.21. Усі рішення виконавчого комітету ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, а рішення з процедурних питань – більшістю голосів присутніх на засіданні членів виконавчого комітету.
7.22. Процедурними вважаються питання, що стосуються визначення способу розгляду питань на засіданнях виконкому, а також зазначені як такі в Регламенті.
Процедурні питання не потребують обговорення. Якщо виникає сумнів, чи є запропоноване для розгляду питання процедурним, рішення про це приймається членами виконкому шляхом голосування без обговорення.
7.23. Кожен член виконкому має один голос. Голосування здійснюється членами виконкому персонально шляхом підняття руки. Голосування здійснюється відкритим поіменним голосуванням із фіксацією результатів голосування у протоколі засідання виконкому. У разі відсутності члена виконкому під час обговорення та/або голосування з окремого питання про це робиться відмітка у протоколі.
7.24. В разі необхідності ухвалення рішень щодо питань про звернення до суду щодо запровадження заборони зібрання громадян, забезпечення виборчого процесу, випадків виникнення надзвичайних ситуацій та інших невідкладних випадків сільський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.
7.25. На засіданні виконкому ведеться протокол. Ведення протоколу здійснюється загальним відділом. Загальний відділ протягом 5 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання.
7.26. В протоколі вказується:
– номер протоколу;
– дата засідання;
– протягом якого часу відбувалось засідання;
– перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;
– перелік присутніх на засіданні осіб із правом дорадчого голосу, керівників виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;
– перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено одноголосно; кількість голосів за проєкт рішення та проти; ухвалено чи не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;
– доручення, ухвалені виконавчим комітетом за результатами обговорення окремих питань.
7.27. Протоколи засідань виконкому підписує сільський голова або заступник сільського голови з питань діяльності виконавчих органів сільської ради, що виконує його обов'язки. Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою.
7.28. Після підписання протоколу загальний відділ надсилає виконавчим органам ради, іншим виконавцям витяги з протоколу – ухвалені виконкомом доручення з окремих питань, завірені печаткою загального відділу.
7.29. Протоколи засідань виконавчого комітету ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі протягом 5 років, після чого передаються в районний архівний відділ.
7.30. Зупинення (ветування) рішень виконавчого комітету сільським головою. Скасування рішень виконавчого комітету та внесення змін.
7.30.1. У разі незгоди голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд Миролюбненської сільської ради. Мотиви незгоди голови із рішенням виконкому повинні бути викладені у розпорядженні голови щодо зупинення рішення виконкому. Зупинене рішення виконкому вноситься на найближче пленарне засідання ради, але не пізніше ніж через 30 календарних днів від дня винесення рішення виконкому. У випадку підтримання радою зупиненого рішення виконкому воно набуває чинності без підпису голови й оприлюднюється секретарем ради.
7.30.2. Рішення виконавчого комітету, які не відповідають Конституції чи законам України, іншим актам законодавства, рішенням відповідної ради, прийнятим у межах її повноважень, можуть бути скасовані радою. Проєкт рішень про скасування акту виконкому вносяться в порядку визначеному Регламентом ради із обов’язковим письмовим сповіщенням членів виконкому про час і місце проведення засідань постійних комісій та пленарних засідань ради на яких розглядатиметься відповідне питання про скасування рішення виконкому. Кожен член виконкому має право взяти участь у відповідних засіданнях ради із правом дорадчого голосу.
7.31. Контроль за виконанням рішень ради та виконавчого комітету здійснюють постійні комісії ради. Організація роботи по контролю за виконанням рішень ради та виконкому покладається на сільського голову, секретаря ради та керуючого справами виконкому.
8. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ РОБОЧИХ ОРГАНІВ, ЩО УТВОРЮЮТЬСЯ ВИКОНКОМОМ ТА СІЛЬСЬКИМ ГОЛОВОЮ
8.1 Виконком та сільський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм економічного, соціального та культурного розвитку громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).
8.2. До складу робочих органів відповідно до покладених на них завдань включаються заступники сільського голови, представники виконавчих органів ради, а також депутати ради, а також (за їх згодою) – представники інших органів та/або юридичних осіб, не підвідомчих раді, громадських організацій, фізичні особи-підприємці, науковці та інші фахівці.
8.3. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього. Робочі органи працюють відкрито і гласно, нікого не може бути обмежено у відвідуванні його засідань. Проведення закритих засідань заборонено.
8.4. Порядок роботи робочого органу, формування порядку денного, ведення засідань, фіксування перебігу засідань, оформлення рішень та інші питання визначаються у рішенні (розпорядженні) про його створення.
9. ВИСВІТЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ТА ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ РАДИ
9.1. Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів ради здійснюється через оновлення постійне оновлення інформації на веб-сайті ради (за наявності) та оприлюднення інформації у ЗМІ.
9.2. Загальний відділ, на який покладено функції із здійснення інформаційної роботи, забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів ради з центральними та місцевими ЗМІ (Інтернет-ресурсами); організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя громади.
9.3. Керівники виконавчих органів ради:
– з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення подають необхідні матеріали в загальний відділ, за дві доби до запланованого заходу для розміщення інформації на веб-сайті ради;
– для оприлюднення інформації у друкованих ЗМІ надають необхідні матеріали, а також готують проєкти вітальних адресів з нагоди державних і професійних свят та передають їх у загальний відділ в електронному та друкованому вигляді у строк, погоджений із ним.
10. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА РЕЖИМ РОБОТИ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ РАДИ
10.1. В усіх виконавчих органах ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:
– з понеділка по четвер з 08 год. 00 хв. до 17 год. 15 хв.;
– у п'ятницю з 08 год. 00 хв. до 16 год. 00 хв.;
– обідня перерва з 12год. 00 хв. до 13 год. 00 хв.
10.2. Облік робочого часу працівників здійснюється відділом бухгалтерського обліку, звітності та фінансово-господарського забезпечення.
10.3 У вихідні та святкові дні, а також в особливих випадках, за вказівкою сільського голови для координації роботи та оперативного вирішення питань, призначаються відповідальні чергові з числа: заступника сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому, секретаря ради, керівників виконавчих органів сільської ради.
10.4. Відповідальний черговий в день чергування повинен:
– у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, негайно повідомити сільського голову, заступника сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов'язків та в подальшому діяти за погодженими з ними заходами;
– координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;
– контролювати оперативну передачу директивної, розпорядчої, облікової та інших видів інформації.
10.5. Працівники виконавчих органів ради несуть персональну відповідальність за збереження та належне використання майна та інших матеріальних цінностей ради (її виконавчих органів).
